Muligheden og betingelserne for at indstille medarbejdere den Kongelige Fortjenstmedalje fremgår af vedlagte tekst, der er udarbejdet på baggrund af Indenrigs- og Sundhedsministeriet.  

Den kongelige Fortjenstmedalje i sølv kan tildeles for en fortjenstfuld indsats efter mindst 40 års uafbrudt ansættelse indenfor samme område i det offentlige (dvs. indenfor samme ansættelsesmyndighed).

Interne rokeringer har ingen interesse ift. tildeling af medalje. dvs. flytning mellem afdelinger inden for samme hospital skal ikke nævnes/dokumenteres.

Personer med overordnede ledelsesbeføjelser og personer med universitetsuddannelse kan ikke forventes indstillet til Fortjenst- eller Belønningsmedalje. 

Hvis en arbejdsplads ønsker at indstille en medarbejder til Den Kongelige Fortjenstmedalje sker indstillingen direkte fra den HR-/Personaleafdeling, der udbetaler løn til medarbejderen.

Indstillingen sker på grundlag af en indstilling fra den lokale leder. Afdelings- eller afsnitsledelse på hospitalerne, institutionsledere på institutionerne og afdelingsledere for medarbejdere i stabene og Regional Udvikling.

Forud for indstillingen fra den lokale leder bør denne sikre, at medarbejderen er indforstået med, at denne indstilles. I den sammenhæng bemærkes, at ministeriet tager kontakt til den indstillede medarbejder med henblik på samtykke til indhentelse af straffeattest.

For betaling af medaljen skal oplyses EAN-nr., et reference-navn og SE-nr.

Da der kan være forskellig praksis for om lokale ledere tager initiativ i forhold til ansøgning om tildeling af Dronningens Fortjenstmedalje, bør lederne orienteres om muligheden herfor.