Databeskyttelsesloven

Se også vores FAQ om oplysningspligt.

Region Midtjylland vil i forbindelse med, under og efter din ansættelse indsamle, behandle og videregive personoplysninger om dig. Ifølge databeskyttelseslovgivningen skal vi derfor give dig en række oplysninger om, hvilke oplysninger der behandles, formålet med behandlingen, retsgrundlaget og hvordan oplysningerne behandles.

Det kan du læse nærmere om på denne side samt i dokumentet "oplysningspligt", som også kan tilgås fra denne side.

Der kan både være tale om almindelige oplysninger, følsomme oplysninger og andre rent private oplysninger. F.eks.:

• Navn
• Adresse
• Cpr. nummer
• Ansættelsessted
• Uddannelse
• Skattefradrag og trækprocent
• Arbejdstidsplaner,
• Flextid
• Tjenestetelefon
• Bevilget orlov
• Fravær af forskellige årsager (sygdom, barsel mv.)
• Lønaftaler
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold i forhold til overenskomst/aftale
• Tillidshverv
• Anmeldelse af arbejdsskade
• Aftale om ansættelse på særlige vilkår. 

Oplysningerne vil hovedsageligt være nogen, som du selv har afgivet, men kan også være modtaget fra andre, f.eks fra:

• skattevæsenet
• folkeregisteret, og
• din læge (erklæring ved sygefravær)

Behandlingen sker til driftsmæssige, personaleadministrative og sikkerhedsmæssige formål, herunder opfyldelse af arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder.

Behandlingen af dine personoplysninger sker bl.a. for at kunne sikre korrekt lønudbetaling, ledelsesinformation, tilrettelægge arbejdstid, kurser, indhente refusion i forbindelse med barsel, sygdom mv., og for at sikre, at medarbejderne har mulighed for at udføre deres arbejde med adgang til relevante it-systemer og bygninger.

Oplysningerne videregives til f.eks.:

• Skat (løn og andre skattepligtige ydelser)
• Pensionskassen (beløb, ansættelses- og pensionsforhold)
• Tillidsrepræsentanten og den faglige organisation (f.eks. lønaftaler i henhold til overenskomst/aftale)
• Banken (lønudbetaling)
• Bopælskommunen (dagpengerefusion, ansættelse på særlige vilkår). 

Dine personoplysninger kan også inden for lovgivningens rammer blive videregivet og brugt til undersøgelser med forsknings-, statistiske- eller kvalitetsmæssige formål, hvis det er nødvendigt for undersøgelsen, og der er hjemmel hertil.

Logning

Region Midtjylland er forpligtet til at sikre, at data behandles med et fagligt og arbejdsrelateret formål. Derfor logges adgange til og brug af regionens systemer.

Når der foretager opslag på borgere, patienter eller medarbejdere i regionens IT-systemer, indsamles der således oplysninger om dette i systemet gennem logningen.

I Region Midtjylland er der opsat tv-overvågning på visse områder. Der vil være skiltning eller på anden måde være oplyst om tv-overvågningen.

TV-overvågning

TV-overvågningen sker primært af tryghedsskabende og kriminalitetsforebyggende årsager og dermed for at skabe trygge rammer for personale, patienter, borgere og pårørende.

Optagelser fra tv-overvågning, som er optaget i kriminalitetsforebyggende øjemed, slettes senest 30 dage efter, at de er optaget. I særlige tilfælde, hvor optagelserne skal bruges i forbindelse med en konkret tvist, kan optagelserne opbevares i længere tid.

Hvis du benytter regionens køretøjer som led i dit arbejde, registreres navn og eventuelt øvrige relevante oplysninger for benyttelsen.

GPS-sporing

Regionens køretøjer har GPS-sporing.

GPS-sporingen er bl.a. indsat som et arbejdsredskab for at sikre køretøjsadministration, herunder for at kunne analysere brugen af køretøjet for dermed at kunne sikre den mest optimale brug og af sikkerhedsmæssige hensyn.

GPS-sporing har herudover til formål at sikre, at eventuelle bøder og andre økonomiske krav i forbindelse med uretmæssig kørsel kan adresseres til føreren.

Hvis du benytter et af køretøjerne, registreres din kørsel (herunder lokation, tidspunkt, afstand, fart m.m.) derfor.

I tilfælde af mistanke om ulovlig eller uberettiget adfærd fra, kan oplysninger fra logs og optagelser også anvendes som kontrolforanstaltninger, hvor adfærden på arbejdspladsen kontrolleres, herunder oplysninger fra ID-kort, GPS-udstyr/lokationsdata, adgang til regionens systemer og data, netværkstrafik, brug af IT-udstyr samt optagelser fra tv-overvågning.

Efter omstændighederne kan oplysningerne blive videregivet til politiet og relevante tilsyn inden for lovgivningens rammer.

Hvis der opsættes udstyr med det formål at kontrollere medarbejderne, så følges proceduren i Aftale om kontrolforanstaltninger

Region Midtjylland behandler og opbevarer personoplysningerne i lukkede systemer, som lever op til gældende krav om behandlingssikkerhed. 

Dine personoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, som oplysningerne er indsamlet til, herunder for at kunne administrere  ansættelsesforhold, driftsmæssige hensyn, overholde gældende lovkrav og varetage myndigheds- eller arbejdsgiverforpligtelser. Opbevaringsperioderne fastsættes på baggrund af relevant lovgivning, herunder bl.a. arbejdsmiljøregler og forældelsesfrister for eventuelle krav.

Personoplysninger, som det ikke længere er nødvendigt at opbevare, bliver slettet, anonymiseret eller afleveret til Rigsarkivet i overensstemmelse med de gældende regler om bevaring og arkivering.

I Region Midtjylland er det besluttet at opbevare personalesager i op til 10 år efter, at du er fratrådt din stilling. Personalesager opbevares i deres helhed.

Hvis der er oplysninger om en arbejdsskade, opbevares dine oplysninger i op til 40 år efter arbejdsskadetidspunktet.

Er du tjenestemand vil din sag blive slettet, senest når der er gået 10 år efter, at du og din ægtefælle begge er afgået ved døden.

Log-oplysninger opbevares som udgangspunkt i 6 måneder, men kan i særlige tilfælde opbevares i op til 5 år.

Efter din ansættelse kan Region Midtjylland behandle medarbejder oplysninger, hvis det er nødvendigt af administrative hensyn eller følger af særskilt lovgivning. Det kan f.eks. være i relation til lønkrav, pensionsadministration, arbejdsskader, fastlæggelse af retskrav, indberetning til SKAT eller af hensyn til offentlige myndigheders notat- og journaliseringspligt.

E-mailkonto opbevares i 90 dage efter din fratrædelse. Dog opbevares e-mailkonto i op til 12 måneder efter fratrædelse for Koncernledelsen, Regionsrådsmedlemmerirektionen, områdechefer og afdelingsledelser på hospitaler.

Efter databeskyttelseslovgivningen har du en række rettigheder, når der behandles oplysninger om dig.

Ret til indsigt

Giver dig ret til at få at vide, hvilke oplysninger, vi har om dig.

Indsigtsretten er ikke helt det samme som retten til aktindsigt.

Regionen kan afvise en anmodning om indsigt, hvis regionen kan dokumentere, at anmodningen er åbenlyst grundløs eller overdreven.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Berigtigelse indebærer, at du har krav på, at de oplysninger, som vi har om dig, er korrekte. Ukorrekte/forkerte oplysninger skal berigtiges – dvs. rettes eller suppleres med de rigtige oplysninger. Det sidste gælder i de tilfælde, hvor vi ikke må ændre i det registrerede.

Ret til sletning

Retten til at få sine data slettet og blive "glemt" har visse begrænsninger, når en offentlig myndighed er dataansvarlig. Region Midtjylland er som offentlig myndighed forpligtet til at kunne dokumentere det grundlag, som vi har baseret en beslutning eller afgørelse på. Derfor vil der i praksis være begrænset mulighed for at slette personoplysninger, da de bruges til at administrere din ansættelse.

Det beror på en konkret vurdering, om vi kan imødekomme en anmodning om at slette.

Ret til indsigelse

Retten til indsigelse betyder, at der kan være forskellige årsager til, at bestemte personoplysninger ikke må bruges. Ligesom retten til sletning, kan der også her, være tilfælde, hvor vi efter en konkret vurdering ikke kan imødekomme en anmodning om indsigelse.

Foruden ovenstående er der en række yderligere rettigheder, som du kan læse mere om hos Datatilsynet.

Hvis du vil klage over Region Midtjyllands behandling af dine personoplysninger, kan du henvende dig til Datatilsynet.

Du kan finde oplysninger om Datatilsynet her.

Vi håber dog, at du altid først kontakter din chef eller personaleafdeling, hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger er i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du vil vide mere, kan du henvende dig til din ledelse og din HR Løn- og Personaleafdeling.

• Du kan også finde reglerne om behandling af personoplysninger på www.datatilsynet.dk