FAQ om oplysningspligten

Oplysningspligten er en forpligtelse for dataansvarlige (her Region Midtjylland) til at give de registrerede (her medarbejdere i Region Midtjylland) en række oplysninger, når der behandles personoplysninger om dem. Formålet er at skabe gennemsigtighed og sikre, at de registrerede kender deres rettigheder.

Oplysningspligten skal som minimum indeholde oplysninger om:

• Hvem den dataansvarlige er, og hvordan man kontakter dem
• Hvilke oplysninger Region Midtjylland behandler
• Formålet med behandlingen
• Det juridiske grundlag (f.eks. myndighedsudøvelse, samtykke, kontrakt, retlig forpligtelse)
• Modtagere af oplysningerne (hvis relevant)
• Hvor længe oplysningerne opbevares
• At man kan klage til Datatilsynet

Hvorfra oplysningerne stammer, hvis de ikke er indsamlet hos personen selv

Personoplysninger er alle oplysninger, der kan identificere en fysisk person, enten direkte eller indirekte. Der sondres mellem almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger oplysninger om strafbare forhold og fortrolige oplysninger

Eksempler på personoplysninger

• Navn og adresse
• CPR‑nummer
• E‑mailadresser (personlige og arbejdsmæssige)
• Billed- eller videooptagelser hvor personen kan genkendes
• Arbejdstitel, afdeling og ansættelsesforhold
• Helbredsoplysninger

​

Region Midtjylland behandler personoplysninger om dig af driftsmæssige, personaleadministrative og sikkerhedsmæssige årsager samt for at opfylde arbejdsretlige forpligtelser og rettigheder.

Det kan f.eks. være for at sikre korrekt lønudbetaling, planlægge arbejdstid, håndtere sygdom og barsel, sørge for adgang til bygninger og IT-systemer samt understøtte din mulighed for at udføre dit arbejde.

Opdateringen af dokumentet indebærer ikke ændringer i, hvordan Region Midtjylland behandler dine personoplysninger, men samler og tydeliggør informationerne ét sted.

Opdateringen sker for at sikre, at oplysningspligten lever op til kravene i GDPR herunder sikre transparens i forhold til, hvordan Region Midtjylland behandler personoplysninger under og efter ansættelsen.

Region Midtjylland er dataansvarlig for personoplysninger, der behandles om dig i forbindelse med din ansættelse.

Regionen kan behandle alle typer personoplysninger, hvis behandlingen er saglig, nødvendig og relevant. Det omfatter bl.a.:

• Identifikationsoplysninger: Navn, CPR-nummer, foto, stilling m.m.
• Kontaktoplysninger: E-mail, telefonnummer, familiære relationer
• Lokationsdata: F.eks. GPS-data ved brug af regionskøretøjer
• Uddannelsesoplysninger: Beviser, kurser og kvalifikationer
• HR-oplysninger: Løn, fravær, ferie, overenskomstgrundlag, arbejdstider m.m.
• Tjenstlige forhold: Referater af tjenstlige samtaler, sanktioner
• Følsomme oplysninger: Helbred, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

Oplysninger om strafbare forhold: Straffeattest, børneattest

Regionen behandler dine oplysninger efter relevante bestemmelser i:

• Databeskyttelsesforordningen (GDPR), bl.a. artikel 6, 9 og 10
• Databeskyttelsesloven §§ 8, 11 og 12
• Særlovgivning: fx funktionærloven, sygedagpengeloven, arbejdsmiljøloven, barselsloven
• Overenskomster og aftaler, herunder Aftale om kontrolforanstaltninger
• Lov om tv-overvågning, hvis relevant

I nogle tilfælde baseres behandlingen på dit samtykke (f.eks. ved specifikke helbredsoplysninger).

Dine oplysninger kan blive:

Overladt til databehandlere

Fx systemleverandører som Microsoft, Silkeborg Data m.fl.

Videregivet til andre modtagere, når der er sagligt formål og hjemmel

Det kan fx være:

• SKAT, politiet, Styrelsen for Patientsikkerhed
• Kommuner, regioner, Udbetaling Danmark
• Fagforeninger og pensionsselskaber
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring i refusionssager

Internt i regionen

Når det er nødvendigt og legitimt.

Til forskning/statistik

Hvis der er hjemmel i lovgivningen og betingelser for videregivelse til forskning og statiske undersøgelser i øvrigt er til stede.

Ja, hvis nødvendigt — f.eks. ved brug af cloudtjenester som Microsoft 365.
Overførslen sker efter GDPR’s krav for at sikre et tilsvarende beskyttelsesniveau som i EU/EØS.

Typisk fra dig selv, i forbindelse med ansøgning og ansættelse.
Regionen kan også modtage oplysninger fra fx:

• Tidligere arbejdsgiver
• SKAT
• Folkeregisteret
• Læge, kommune, politi
• Andre myndigheder

Regionen logger alle opslag i borgeres, patienters og medarbejderes data for at sikre lovlig, faglig og sikker behandling af personoplysninger.

Logning omfatter derudover bl.a.:

• Opslag i journalsystemer Brug af ID-kort (bygninger, printere, systemer)
• Brug af IT-udstyr og internet
• GPS-sporing i regionskøretøjer

Formålet med logningen er ikke at overvåge medarbejdere. Formålet er at beskytte data, læring, sikre overholdelse lovgivning samt krav og retningslinjer for behandlingssikkerhed, driftsmæssige hensyn m.m. Logning kan også bruges til kontrol ved mistanke om misbrug.

Kun i særlige tilfælde og når det er nødvendigt for driftsmæssige hensyn, fx:

• Akut længerevarende fravær
• Dødsfald
• Mistanke om ulovlig eller uberettiget adfærd
• Afskedigelsessituationer, hvis der konkret skønnes behov herfor.

Private markeringer skal respekteres og må normalt ikke tilgås.

Det afhænger af situationen:

• Omplacering: Personalesagen overføres, men ”belastende ikke‑relevant materiale” frasorteres.
• Omstrukturering: Hele personalesagen overføres til ny afdeling uden gennemgang.
• Ansøgning til anden stilling: Ingen overførsel af personalesagen.

TV-overvågning anvendes af tryghedsskabende og kriminalitetsforebyggende hensyn. Optagelser slettes som udgangspunkt senest efter 30 dage, medmindre de indgår i en konkret sag.

Opbevaring sker så længe der er:

• et sagligt og legitimt formål
• et lovkrav
• driftsmæssigt behov

Eksempler:

• Personalesager: Op til 10 år efter fratrædelse
• Arbejdsskadesager: Op til 40 år
• E-mailkonti: 90 dage (op til 12 måneder for ledelsesniveau)
• Logoplysninger: Som udgangspunkt 6 måneder, i særlige tilfælde op til 5 år

Region Midtjylland kan fortsat behandle oplysninger, hvis det er nødvendigt for:

• pension
• lønkrav
• journalisering
• myndighedsindberetninger
• arbejdsskadebehandling

Oplysninger slettes, når regionen ikke længere har hjemmel og formål med at behandle dem.

Oplysningspligten er formuleret generelt og forklarer overordnet, hvordan Region Midtjylland behandler personoplysninger.

Der er ikke krav om, at oplysningspligten er opsat detaljeret i forhold til, hvilke IT-systemer, der anvendes.

Ret til indsigt

Du kan få at vide, hvilke oplysninger der findes om dig, og få en kopi.

Ret til berigtigelse

Du kan få rettet urigtige oplysninger.

Ret til sletning

Begrænset for offentlige myndigheder — beror altid på en konkret vurdering.

Ret til indsigelse

Du kan gøre indsigelse mod bestemte behandlinger; regionen vurderer anmodningen konkret.

Du kan læse mere om rettighederne på Datatilsynets hjemmeside.

Du kan klage til Datatilsynet.

Du opfordres dog til først at kontakte din chef eller HR.

​Har du brug for mere viden eller har du spørgsmål anbefales det, at du går i dialog med din leder eller din lokale HR-afdeling.

Det er dog også muligt at kontakte Koncern HR eller Region Midtjyllands DPO