Tildeling af arbejdsmobil, iPad, andet it-udstyr og aviser
Ansatte kan tildeles arbejdsmobiltelefon og/eller andet elektronisk udstyr, hvis der er et arbejdsmæssigt behov for dette. Det er ledelsen lokalt, der begrundet i arbejdsmæssige hensyn, træffer afgørelse om tildeling.
Når der tildeles en mobiltelefon, som kan anvendes privat, er det arbejdspladsens opgave at indberette dette til den lokale HR/lønafdeling, der sørger for, at den ansatte beskattes af ”Fri telefon”.
Arbejdsmobiltelefoner, som kun bruges arbejdsmæssigt, skal ikke beskattes, hvis medarbejderen udfylder en "Tro og love erklæring". Denne findes på blanketten "Udlevering af arbejdsmobil eller -iPad" (forside).
Medarbejdere, som har en arbejdsmobil, som bruges privat, skal også udfylde blanketten "Udlevering af arbejdsmobil eller -iPad" (bagsiden).
"Find blanket "Udlevering af arbejdsmobil eller -iPad" sammen med Tro og love erklæringen her.
Medarbejdere, som tildeles en arbejdsmobiltelefon, hvor det aftales, at de kan bruge telefonen privat, kan personligt frit bruge telefonen privat til indenlandske samtaler, indenlandsk SMS, MMS og indenlandsk data.
Region Midtjylland er ikke ansvarlig for back up af privat informationer f.eks. fotos på mobiltelefoner eller tablets. I forbindelse med reparation kan det være nødvendigt at 'wipe' – det vil sige slette alle data.
Under forudsætning af aftale med nærmeste leder kan arbejdsmobiltelefonen anvendes privat til samtale, SMS, og MMS samt i begrænset omfang til mobildata indenfor EU-området – dvs. kortvarige opslag af adresser, bustider, mail m.v.
Tilsvarende brug af mobildata på iPad indenfor EU (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz) er også tilladt.
Arbejdsmobiltelefonen må ikke anvendes til private opkald fra Danmark til udenlandske fastnet- eller mobiltelefoner, men gerne til danske mobiltelefoner i udlandet indenfor EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz).
Dataroaming skal altid være slået fra i udlandet og kun kobles til, hvis der konkret er brug for det. Dataroaming må ikke anvendes til streaming af film, musik eller download af tunge filer. Benyt i stedet Wi-Fi, Hot spot og lignende.
Arbejdsmobiltelefonen må ikke anvendes til privat samtale, SMS, MMS eller datatrafik udenfor EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz).
Der sendes en SMS fra TDC, når grænsen for det tilladte dataforbrug i EU-området nærmer sig, og igen når grænsen nås. Medarbejderen er forpligtet til at sikre, at det gratis forbrug ikke overskrides. Dataforbruger kan følges på mobiltelefonen. Det er kun tilladt at acceptere øget forbrug af mobildata til arbejdsrelateret brug efter konkret aftale med nærmeste leder.
Det forudsættes, at telefonen ikke bruges til privat opkald til betalingsnumre, privat opkald til nummeroplysning, donationer, alle former for private køb og lignende - ej heller til privat international datatrafik, tale, SMS og MMS udenfor EU-området.
Det forudsættes også, at telefonen tilsluttes automatiske skærmlås med adgangskode.
Hvis det konstateres, at medarbejderen imod aftalen alligevel har brugt arbejdsmobiltelefonen ud over det aftalte, skal vedkommende selv afholde disse omkostninger, og det kan få ansættelsesmæssige konsekvenser.
De nærmere rammer og vilkår for tildeling kan aftales lokalt.
Medarbejdere, som får udleveret en arbejdsmobiltelefon, der har mulighed for at benytte til private opkald, skal informeres om de vilkår, der gælder for privat brug af arbejdsmobiltelefonen. Vilkårene er beskrevet i blanketten "Udlevering af arbejdsmobiltelefon eller -iPad".
Hvis det aftales med en medarbejder, at arbejdsmobiltelefonen i begrænset omfang kan anvendes privat i udlandet, skal aftalen være skriftlig og vedlægges P-sagen. Dette kan evt. ske ved at udfylde en ny tro- og love erklæring.
Bestilling af mobiltelefon skal som andet it-udstyr bestilles via RM Indkøb.
Medarbejdere som tilbydes og accepterer at kunne anvende arbejdsmobiltelefonen privat, skal beskattes af ”Fri telefon”. Arbejdspladsen skal foretage indberetning til den lokale HR/lønafdeling, der sørger for indberetning til SKAT på blanketten "Udlevering af arbejdsmobiltelefon eller -iPad".
Blanketten skal indsendes til den HR / Løn og personaleafdeling, der betjener arbejdspladsen (eller en anden afdeling, hvis det er aftalt lokalt)
Under forudsætning af aftale med nærmeste leder kan arbejdsmobiltelefonen anvendes privat til samtale, SMS, og MMS, og arbejdsmobiltelefon og –iPad kan i begrænset omfang anvendes privat til mobildata indenfor EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz) – dvs. kortvarige opslag af adresser, bustider, mail osv.
Dataroaming skal altid være slået fra i udlandet og kun kobles til, hvis der konkret er brug for det. Dataroaming må ikke anvendes til streaming af film, musik eller download af tunge filer. Benyt i stedet Wi-Fi, Hot spot og lignende.
Fair use begrænsning
EU har indført en såkaldt 'fair use-grænse', som sætter et maksimum for, hvor meget man kan bruge til roaming i EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz) af den datapakke, der er tilknyttet abonnementet. Hvis forbruget overstiger 'fair use grænsen', takseres den med 5,59 øre pr. MB ekskl. moms.
Dataforbrug i EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz) op til fair use grænsen er uden beregning.
Når hele datapakken er brugt, sænkes hastigheden (speed drop).
Hvis en medarbejder ønsker at bruge dataroaming i udlandet, skal vedkommende først undersøge, hvor meget EU-data, der kan bruges at det abonnement man har til rådighed - uden at det koster ekstra. Det fremgår af oversigten herunder.
Region Midtjyllands abonnementer, og fair use grænse i EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz):
Mobil tale (Fair use grænse pr. mdr):
Region Midt 3 GB (1,0 GB)
Region Midt 10 GB (1,5 GB)
Region Midt 50 GB (2,0 GB)
Region Midt Flatrate (3,5 GB)
Mobil bredbånd (Fair use grænse pr. mdr):
Region Midt MBB 10 GB (1,5 GB)
Region Midt MBB 50 GB (2,0 GB)
Region Midt Flatrate (3,5 GB)
Ud fra ovenstående ses det, at der som minimum kan bruges 1 GB EU-data pr. måned.
Advarsel på SMS
TDC sender en SMS, når grænsen for det tilladte dataforbrug i EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz) nærmer sig, og igen når grænsen nås. Medarbejderen er forpligtet til at sikre, at det gratis forbrug ikke overskrides. Dataforbruget kan følges på mobiltelefonen. Det er kun tilladt at acceptere øget forbrug af mobildata til arbejdsrelateret brug efter konkret aftale med nærmeste leder.
Ansatte, der ikke tilbydes eller ikke ønsker at bruge arbejdsmobilen privat, må kun anvende telefonen arbejdsmæssigt. Det er dog tilladt at foretage nødvendige enkeltstående private opkald uden skattemæssig konsekvens – eksempelvis til hjemmet, børnehaven lægen m.v.
For at undgå ”Beskatning af fri telefon” skal den ansatte underskrive en tro og love erklæring om, at telefonen alene anvendes arbejdsmæssigt, og at arbejdspladsen fører kontrol med, at telefonen i praksis ikke anvendes privat, jf. skattereglerne. Den ansatte skal gøres bekendt med, at overtrædelse af betingelsen vil betyde, at der skal ske ”Beskatning af fri telefon”.
Blanketten skal indsendes til den HR / Løn og personaleafdeling, der betjener arbejdspladsen.
Hvis det konstateres, at medarbejderen imod aftalen alligevel har brugt arbejdsmobiltelefonen til private internationale samtaler, privat international datatrafik, betalingsnumre, betalinger i øvrigt, donationer og lignende, skal vedkommende selv afholde disse omkostninger.
Hvis en medarbejdere overtræder betingelserne og anvender arbejdsmobiltelefonen til personligt privat brug, kan det få ansættelsesmæssige konsekvenser.
Arbejdsmobiltelefon – ”gammel” tro og love erklæring.
”Gamle” tro og love erklæringer, hvor medarbejdere har skrevet under på, at de kun anvender arbejdsmobiltelefonen tjenstligt, bortset fra f.eks. afgivelse af korte beskeder eller slet ikke anvender arbejdsmobiltelefonen privat, er fortsat gyldige i forhold til at kunne undgå ”Beskatning af fri telefon”.
En iPad, som er udleveret af arbejdsgiveren af hensyn til arbejdet, er i skattemæssig sammenhæng en computer, og den skal derfor ikke beskattes som ”Fri telefon”.
Arbejdsgiveren skal heller ikke kontrollere, om en iPad bliver anvendt privat – eller at evt. mobildata til iPad anvendes til private formål.
Medarbejderen er velkommen til at bruge en arbejds-iPad til private formål – på samme måde, som det er tilladt at bruge en arbejdscomputer til private formål.
Region Midtjylland er ikke ansvarlig for back up af privat informationer f.eks. fotos på mobiltelefoner eller tablets. I forbindelse med reparation kan det være nødvendigt at 'wipe' – det vil sige slette alle data.
Brug af iPad i udlandet.
Hvis det aftales med en medarbejder, at der i begrænset omgang kan anvendes mobildata på en arbejds-iPad i EU-området (omfatter også Norge, Island, Lichtenstein og Schweiz), skal aftalen være skriftlig og vedlægges P-sagen. Dette kan ske ved at udfylde og underskrive blanketten:
Dataroaming skal altid være slået fra i udlandet og kun kobles til, hvis der konkret er brug for det. Dataroaming må ikke anvendes til streaming af film, musik eller download af tunge filer. Benyt i stedet Wi-Fi, Hot spot og lignende. Se mere om forbrug af mobildata i udlandet i afsnittet "arbejdsmobiltelefon-smartphone, der må bruges til private opkald".
Har man behov for en større mængde mobildata på tjenesterejser i udlandet, kan man på forhånd købe et abonnement med udlandsdatapakker. Se:
Hvis det konstateres, at medarbejderen imod aftalen alligevel har brugt iPad’en ud over det aftalte, skal vedkommende selv afholde disse omkostninger, og det kan få ansættelsesmæssige konsekvenser.
Det kan desuden også få ansættelsesmæssige konsekvenser, hvis betingelserne for at anvende iPad'en til personligt privat brug overtrædes.
Hvis en medarbejder i en periode på en måned eller længere, vil være fraværende fra arbejdspladsen (f.eks. pga. orlov, langvarig sygdom, langvarig ferie eller andet), kan den lokale ledelse beslutte, om det udleverede udstyr skal afleveres til arbejdspladsen. Udstyret skal afleveres på det tidspunkt, hvor fraværsperiodens længde kendes. Dette gælder både udstyr, der kan anvendes privat og udstyr, der kun anvendes arbejdsmæssigt.
Den lokale ledelse kan ud fra en konkret vurdering af det arbejdsmæssige behov forlænge eller forkorte perioden for, hvornår udstyret skal afleveres ved orlov m.v.
Når den lokale ledelse i øvrigt vurderer, at der ikke længere er et begrundet arbejdsmæssigt behov for det udleverede udstyr, skal det afleveres til arbejdspladsen.
Det udleverede udstyr skal altid afleveres ved fratrædelse. Hvis en medarbejder fritstilles, skal det udleverede udstyr afleveres, når de arbejdsmæssige opgaver ophører. Dette gælder både udstyr, der kan anvendes privat samt udstyr, der kun anvendes arbejdsmæssigt.
Region Midtjylland er ikke ansvarlig for back up af privat informationer f.eks. fotos på mobiltelefoner eller tablets.
Region Midtjylland kan abonnere på en avis til ledende medarbejdere på afdelingschefniveau og derudover til levering på privatadressen, hvis der ud fra en vurdering af den pågældende medarbejders arbejdsområde foreligger en åbenbar tjenstlig interesse heri.
Regionen abonnerer på både de lokale og landsdækkende aviser samt på fagtidsskrifter m.v., som er nødvendige og ønskelige for at kunne følge såvel den samfundsmæssige som den faglige udvikling på specifikke områder.
Leveringen af aviser på medarbejdernes private adresser og, hvor regionen betaler, bør kun ske i de situationer, hvor der foreligger et klart og entydigt tjenstligt behov, der ikke dækkes på anden vis.
Mobilabonnement
Region Midtjylland har aftale med TDC om levering af telefoni.
Muligheder
Mobilabonnement med fri tale i Danmark, fri SMS/MMS med 4G
- 3 Gb data
- 10 Gb data
- 50 Gb data
- Flatrate data
Mobilt bredbånd med 4G
- 10 Gb data
- 50 Gb data
- Flatrate data
Se hele teleaftalen og de enkelte dele samt priser på denne adresse:
Bestillingsside vedr. mobiltelefoner, smartphone og mobilt it-udstyr:
Kontakt til TDC
Alle spørgsmål i forbindelse med abonnement og afregning m.v. skal oprettes som sag i Service Desk. Der skal ikke rettes direkte kontakt til TDC.
Udgifterne til anskaffelse, vedligeholdelse og drift af udstyr samt udgifter til aviser afholdes som hidtil inden for rammerne af de lokale budgetter.
Telefon – fastnet og mobil
Hvis arbejdsgiveren stiller en telefon til privat rådighed (fri telefon) for en medarbejder, beskattes vedkommende af 2.900 kr. årligt (2020-niveau).
En mobiltelefon, som medarbejderen tager med hjem på bopælen, skal dog ikke beskattes, hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Brugen af telefonen uden for arbejdsstedet er nødvendig for at kunne udføre arbejdet (fx at arbejdspladsen har behov for at kunne komme i kontakt med medarbejderen eller at medarbejderen har behov for at kunne komme i kontakt med arbejdspladsen mv.)
- Medarbejder og arbejdsgiver har aftalt, at telefonen kun må anvendes erhvervsmæssigt, bortset fra enkeltstående private opkald til og fra telefonen mv. (Tro og love erklæring) og
- Arbejdsgiveren fører kontrol med anvendelsen
Spærring m.v.
De tilsluttede mobiler i Region Midtjyllands aftale med TDC vil altid være spærret for opkald til betalingsnumre, donationer, sms-afstemninger og lignende. Telefonen kan spærres for opkald til udlandet og andre tjenester. Kontakt ServiceDesk.
Den ansatte, som har udleveret en arbejdsmobiltelefon, skal sikre, at telefonens automatiske låsefunktion med adgangskode er tilsluttet.
Ved tyveri af mobiltelefon og smartphone m.v.
Ved tyveri eller bortkomst, skal du hurtigst muligt gøre følgende:
- Almindelig mobiltelefon: Spær SIM-kortet hos teleoperatøren (pt. TDC tlf.: 80 80 80 22).
- Smartphone: Slet alle data på enheden ved at gå på internettet, post.rm.dk. I Outlook vælger du 'Indstillinger' - 'Se alle indstillinger' - 'Telefon' – Marker en enhed og klik på 'Slet enhed'. Herefter spærrer du SIM-kortet som beskrevet ovenfor. Du må ikke spærre SIM-kortet, før du har slettet data.
Anmeld tyveriet til politiet og giv besked til din arbejdsplads.
Der henvises i øvrigt til mulighederne for at vælge bruttolønsordninger som bredbånd og bredbåndstelefoni, aviser samt personaleparkeringskort vedr. regionshospitalerne Randers, Horsens, Silkeborg og Aarhus Universitetshospital. Læs mere om ordningen her.